5G时代,让办公室工作更科学

2021-04-19   来源:写作指导

5G是第五代移动通信技术的简称。它为物联网提供基础,“万物互联”将成现实;为收集各类海量数据提供支持,让大数据分析更炙手可热。随着云计算和深度学习不断完善,人工智能飞跃式发展,5G改变了许多领域的思维方式和工作模式,办公室工作也面临很多新变化。

物联网,办公更便捷

早期办公室工作主要靠人工。以公文流转为例,大量的纸质文件由人工登记,繁重琐碎,我爱范文,效率低、出错率高。互联网普及后,多数单位推行无纸化办公,使用基于网络和事务流的OA(办公自动化系统)。

虽然OA提高了工作效率,降低了成本,但仍存在一些无法避免的短板,如因为系统可靠性较差,网络安全性较弱,某些业务无法网上办理。5G则让物联网实现端到端连接,省去中间环节,提升了安全性能,从而使那些OA无法开展的业务得到有效办理。

以重庆大学为例,在OA基础上开发的网上服务大厅,利用RFID射频枪结合二维码技术,就可以在保证涉密文件不上网的前提下,依靠二维码作为文件唯一标识,实现文件流转和登记的网络化,有效提高了文件流转效率。

掌上服务大厅App和微应用则实现了对办公场所的电脑、打印机等设备的网络监控和远程控制,使移动办公成为现实。

文件交换中心利用文件交换柜和App,实时监控和管理跨校区文件交换,一体化部署,高效协同,平均耗时从1天缩短到2个小时。

BIM(建筑信息模型)在新建办公建筑内应用,依靠传感技术,可将建筑信息完整可视化,实时采集办公楼内各项数据,并对所汇集信息进行系统分析处理,实现对整个办公楼网络实时监控和管理。

大数据,参谋更科学

传统模式下,办公室发挥参谋助手作用,常常是人工收集整理相关信息,这种方式效率低,主观因素强,易出现“拍脑袋”“事后诸葛亮”等问题。如果利用大数据分析技术,研发数据智能决策系统平台,对信息资源充分共享并有机整合,可为领导决策提供有力的数据支持和客观分析。

通过与专业的数据分析团队合作,重庆大学对学校近年来人才培养、招生就业、教学科研等方面的数据进行系统分析,弥补了研究短板,整合了创新平台,完善和调整了学科布局,系统地解决制约学校发展的深层次问题。

通过对学生日常学习生活中产生的数据进行关联分析,如一卡通消费情况、网络日志、成绩绩点等数据,研判学生行为模式、思想动态和心理状态,了解学生情况,从而在评奖评优、升学就业、心理咨询等方面更好地服务学生、培育学生,真正把“三全育人”落到实处。

学校还将各职能部门的工作数据进行整合,实时追踪学校的各项工作部署落实情况,及时对进度落后、落实不力的项目进行有针对性的督查督办,更好发挥办公室抓落实的职能作用。

人工智能,服务更智慧

做好综合服务是办公室作为窗口部门的重要职责。以会议服务为例,传统会务工作需要大量的服务人员,尤其是大型会议,每个会务工作者承担大量工作,难免出现失误。而利用AI(人工智能)技术可将会务工作流程化、网络化、智慧化,大大提高办会效率,减少工作失误。

重庆大学的“智慧会议”项目将会务工作的各个环节嵌入网上服务平台,利用相关技术设备,对会务工作进行智慧化管理。

如签到环节,传统手工签到耗时长、效率低、排长队,而刷卡签到过于依赖电子卡,容易出现忘带或丢失等问题,但基于AI的生物信息识别系统,则可快速准确地识别指纹、虹膜以及人脸等信息,实现“刷脸”签到,方便快捷。

同时,多目标识别设备可一次性识别数十人的数据,实现多人同步签到,这样就大大减少了签到时间,实现入场和签到无缝衔接。

在会议记录方面,利用基于深度学习的语音识别技术,配合全覆盖、大容量的语料库,可在会议现场实现多种语言或方言的实时转译、字幕同步、讲话速记等功能,集“会议记录员”“同步传译员”等多种角色于一身,识别精准、操作简单、使用方便。

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